Być może wtedy właśnie rodzi się nas bunt i mocne postanowienie poprawy. To właśnie moment, w którym projektujemy nowy, tym razem już poważny, konsekwentny i żelazny plan działania. Z biurka zniknie sterta nieprzejrzanych dokumentów, oddzwonimy do klientów w pierwszych dniach stycznia, złożymy zaległe oferty, opracujemy innowacyjną strategię rozwoju firmy, a co najważniejsze – tym razem całkiem poważnie zaczniemy uczyć się języka, a w obszarze życia prywatnego - zadbamy o kondycję fizyczną i zrzucimy kilka zbędnych kilogramów.

 

Co dzieje się z postanowieniami noworocznymi na przełomie stycznia i lutego?

Caroline Webb, coach oraz autorka książki zatytułowanej How to have a good day wskazuje, że za niezrealizowane postanowienia i plany odpowiedzialny jest nasz mózg, który zaprogramowany jest do odciągania czynności w czasie. Jednak nie zawsze tak się dzieje. Jeżeli mamy świadomość, że wysiłki związane z realizacją założonych celów zostaną uwieńczone konkretnymi, namacalnymi korzyściami, wówczas jesteśmy skłonni zrealizować zadanie bez odwlekania go w czasie. Zaś gdy ewentualna korzyść ma charakter abstrakcyjny, wówczas motywacja związana
z realizacją punktów na naszej liście zadań może mieć charakter tzw. „słomianego zapału”.

Zjawisko odwlekania w czasie realizacji zadań nosi nazwę prokrastynacji i w skrócie można je opisać następująco: Jestem bardzo zajęty robieniem rzeczy, których nie muszę robić, po to, aby uniknąć robienia czegokolwiek, co powinienem robić. Brzmi znajomo?

 

Zjawisko prokrastynacji można porównać do błędnego koła, a jego elementy składowe osadzają się w siedmiu zasadniczych aspektach:

1. Odkładam realizację zadania, gdyż nie jest pewny efektu, obawiam się porażki

2. Chyba jednak już czas rozpocząć realizację zadania, powinienem, mam poczucie winy

3. Mógłbym to zrobić, ale akurat teraz jestem bardzo zajęty, coś ważnego mi „wyskoczyło”

4. Wcale nie odkładam realizacji zadania - zaprzeczam

5. Wykonam zadanie w ostatniej chwili lub, jeśli nie zdążę, zrezygnuję z realizacji zadania

6. Obiecuję, że następnym razem nie odłożę zadania na ostatnią chwilę

7. Wracam do punktu wyjścia

Warto jednak pamiętać o tym, że odkładanie zaplanowanych zadań na bliżej nieokreślone „później” zależne jest również od naszych predyspozycji psychologicznych i nie zawsze świadczy o braku umiejętności zarządzania czasem lub niekonsekwencji (por. Knaus, W. J. (2007)).

 

Jak nie odkładać ważnych zadań w pracy?

Okazuje się, że istnieje możliwość pokonania własnego wewnętrznego prokrastynatora. Jednym ze sposobów na wzmacnianie atrakcyjności czekających nas zadań, a tym samym ich zrealizowania jest publiczne opowiadanie innym ludziom – nawet obcym, o tym, co zamierzamy zrobić. Dlaczego? Ponieważ nasz mózg jest łasy na pozytywne wzmocnienia ze strony innych osób, a także ukierunkowany na pielęgnowanie pozycji społecznej. Potrzeba bycia szanowanym w grupie społecznej jest tak silna, że z całą pewnością zrobimy wszystko, by uniknąć sytuacji, w której ktoś mógłby postrzegać nas, jako leniwych, albo niesłownych. A zatem, słowa wypowiedziane nabierają psychologicznej i społecznej mocy.

Badania wykazały, że jednym z powodów, dla którego nie podejmujemy działań jest występowanie błędów poznawczych takich, jak na przykład efekt pominięcia. Okazuje się, że wolimy nie podejmować żadnych działań, niż podejmować działania, które mogłyby się wiązać z jakimikolwiek kosztami. Dlatego też warto myśleć o przyszłym zadaniu w kategoriach korzyści, które mają szansę zmaterializować się tylko wtedy, gdy podejmiemy działanie. Brak działania to również podjęta przez nas decyzja, która w znacznym stopniu oddala od uzyskania gratyfikacji za włożony wysiłek.

Skutecznym sposobem na wzmacnianie motywacji w kontekście realizacji zadań zawodowych może okazać się również planowanie działań na zasadzie osiągania celu „małymi krokami”. Jeśli przejawiamy nadmierną skłonność do koncentrowania się na ewentualnych kosztach, jakie możemy ponieść wkładając wysiłek w realizację planu, wówczas metoda małych kroków minimalizuje również ich skalę. A jeśli czeka na Ciebie kilkanaście stron monotonnego raportu do przeczytania, spróbuj zadbać
o to, żebyś mógł się z nim zapoznać w sprzyjających i przyjemnych dla ciebie warunkach. Być może przy filiżance ulubionej kawy, w przytulnej kawiarni?

Jeśli mimo tego nadal trudno jest zrobić pierwszy krok w realizacji noworocznych planów, spróbujmy zadać sobie pytanie: Co mnie powstrzymuje? Być może tak postawione pytanie będzie stanowić milowy krok w przezwyciężeniu wewnętrznych barier. A zatem warto zastanowić się nad tym, co nas powstrzymuje i co możemy zrobić, żeby te ograniczenia przezwyciężyć.

Dobra wiadomość dla miłośników deadline’ów

Jeśli jednak spróbowałeś już wszystkiego i nadal przejawiasz tendencję do odkładania ważnych spraw na później, naukowcy spieszą z dobrymi nowinami. Okazuje się, że przewlekła prokrastynacja może przyczynić się do większej kreatywności pracownika, jeśli zdecyduje się on podjąć działania na tzw. „ostatnią chwilę”. Profesor na Uniwersytecie w Wisconsin, Jihae Shin, zrealizował badania w dwóch dużych firmach, a dotyczyły one zależności pomiędzy częstotliwością zwlekania z postawionymi pracownikom zadaniami a ich kreatywnością i innowacyjnością. Wyniki badań są zaskakujące, bowiem osoby, które często zwlekały z realizacją zadań okazały się najbardziej twórcze. Natomiast profesor w Wharton Business School, Adam Grant w książce zatytułowanej Originals: How non-conformists change the world, stwierdza, że najlepsze są nasze pierwsze pomysły, natomiast samo odroczenie sfinalizowania planu powoduje, że umysł przemierza dłuższą i bogatszą drogę do bardziej innowacyjnego spojrzenia na problem. Jednak w artykule opublikowanym w New York Times, profesor Grant przestrzega przed chronicznym odkładaniem spraw na bliżej nieokreśloną przyszłość, gdyż może to powodować poczucie winy i frustrację.

Autorka: Marzena Szymków-Gac - coach, mediator, doktorantka